Office Manager / Team Assistant (m/w/d)

Permanent employee, Full or part-time · München / Planegg, Planegg, München

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Unsere Mission
Ethris ist ein führendes Biotech-Unternehmen mit Sitz in München/Planegg und ein Pionier auf dem Gebiet der messenger-RNA (mRNA). Wir konzentrieren uns auf die Entwicklung von mRNA-basierten Therapeutika und Impfstoffen – mit einem besonderen Fokus auf Atemwegserkrankungen. 
Wir sind ein engagiertes und kompetentes Team von rund 50 Mitarbeitern und uns verbindet ein gemeinsames Ziel: das Leben von Patienten weltweit zu verbessern. Wir sehen es als einmalige Chance, Humanmedizin neu zu denken und bahnbrechende Therapien zu den Menschen zu bringen, die sie am dringendsten benötigen.
Deine Aufgaben
Als Office Manager / Team Assistant (m/w/d) bist Du die zentrale Anlaufstelle unseres Büros und sorgst für einen reibungslosen Ablauf aller organisatorischen und administrativen Prozesse. Zu Deinen vielfältigen Aufgaben zählen unter anderem: 
  • Persönlicher Empfang von Besuchern und Gästen 
  • Erstellung der vorbereitenden Buchhaltung
  • Organisation und Verwaltung von Büroabläufen und -materialien
  • Durchführung von Bestellungen und Koordination von Dienstleistern
  • Planung und Buchung von Geschäftsreisen
  • Annahme und Weiterleitung von Telefonaten
  • Annahme und Bearbeitung von Post, Paketen und Warenlieferungen
  • Koordination und Überwachung der Reinigungskräfte sowie Sicherstellung der Sauberkeit und Ordnung des Büros
Dein Profil
  • Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung, z. B. als Bürokauffrau/-mann, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder vergleichbar; ein abgeschlossenes Studium ist ein Plus, aber kein Muss
  • Mindestens 5 Jahre relevante Berufserfahrung im Bereich Office Management oder in einer vergleichbaren Rolle
  • Organisationstalent mit einem Auge für Details und einer strukturierten Arbeitsweise
  • Kommunikationsstärke, Zuverlässigkeit und Diskretion
  • Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
  • Freundliches und professionelles Auftreten
Über uns
Ethris hat seinen Sitz in München – einer wunderschönen, lebendigen und sicheren Stadt im Süden Deutschlands, die für ihre hohe Lebensqualität bekannt ist. Die Region München zählt zu den führenden Biotech-Hubs Europas und bietet ein einzigartiges wissenschaftliches Umfeld. Ethris profitiert von der starken Vernetzung innerhalb dieses Clusters und dem intensiven Austausch mit renommierten Forschungseinrichtungen wie der Ludwig-Maximilians-Universität, der Technischen Universität, den Max-Planck-Instituten für Biochemie und Neurobiologie sowie dem Helmholtz-Zentrum – ebenso wie mit anderen Life-Science-Unternehmen.
Our mission
Ethris, based in the biotech hub of Munich/Planegg, Germany, is a leading innovator in the field of messenger RNA (mRNA). We are dedicated to developing next-generation mRNA-based therapeutics and vaccines for respiratory diseases, leveraging our technology to replace or supplement missing or non-functional proteins and introduce new proteins to modulate disease progression or symptoms. Working at the forefront of medical innovation, we see this as a once-in-a-lifetime opportunity to rethink human therapeutics and vaccines. Our diverse and skilled team of around 50 professionals shares a common goal: revolutionizing medicine and bringing groundbreaking therapies to patients worldwide.
Your tasks

As an Office Manager (m/f/d), you will be the central point of contact in our office, ensuring the smooth execution of all organizational and administrative processes. Your diverse responsibilities will include:

  • Personally welcoming visitors and guests
  • Preparing bookkeeping documents
  • Organizing and managing office operations and supplies
  • Placing orders and coordinating service providers
  • Planning and booking business trips
  • Handling and forwarding phone calls
  • Receiving and processing mail, packages, and deliveries
  • Coordinating and supervising cleaning staff while ensuring the office remains clean and organized
Your profile
  • Successfully completed training, e.g., as an office administrator, office communication specialist, or similar; a completed degree is a plus but not a requirement
  • At least 5 years of relevant professional experience in office management or a comparable role
  • Strong organizational skills with attention to detail and a structured working style
  • Excellent communication skills, reliability, and discretion
  • Proficient in MS Office (Word, Excel, Outlook)
  • Friendly and professional demeanor
About us
Ethris is located in Munich, a very beautiful, exciting and safe city in  southern Germany that offers a particularly high quality of life. The Munich region  is considered one of the leading biotech hubs in Europe. Ethris truly benefits  from the strong scientific cluster-knowledge in the region, driven by intense scientific  exchange and collaboration with Munich’s renowned academic institutions, such  as Ludwig Maximilian University, Technical University, Max Planck Institutes of  Biochemistry and Neurobiology, and the Helmholtz-Center - as well as with other  life science companies.  
We look forward to welcoming you!
Thank you for your interest in working for Ethris GmbH. Please fill out the following short form. If you have difficulties with the upload of your data, please contact us via email to recruiting@ethris.com.
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